Ja bym to rozumiała w ten sposób:
1) W zdaniu wyjściowym gospodarz nie poinformował, więc był to jakiś tam fakt w przeszłości, który był i się skończył, stąd past simple, natomiast w stronie biernej używasz present perfect, ponieważ tutaj istotny jest wpływ przeszłości (to że on nie poinformował) na teraźniejszość (bo ze zdania wyjściowego wynika, że oni nie wiedzieli o jego decyzji - chyba).
2) to "are" bierze się z takiej konstrukcji "to be to do", czyli mieć coś do zrobienia (przykład: My dear son, you were to clean your room - miałeś posprzątać swój pokój). A ponieważ to "are" jest częścią tej konstrukcji, to do stworzenia strony biernej potrzebujesz jeszcze jakiegoś "to be", stąd to drugie "be". Nie wiem czy się wysłowiłam prawidłowo i zrozumiale :)
3) Szczerze to nie mam pojęcia dlaczego - moim zdaniem też powinno być were cancelled.
4) Osobiście uważam, że powinno być również w passive "had better", a co do odpowiedzi to moim zdaniem wynika to z konstrukcji "have something done", która oznacza że ktoś coś robi dla nas np.
She is having her car washed. , co oznacza że samochód jest myty, ale ona rączek do tego nie przykłada, ktoś to robi za nią. Więc w tym konkretnym przypadku, nie interesuje nas tailor tylko to, żeby czynność została wykonana (z active wynika że nie przez adresata), stąd zastosowanie konstrukcji have something done.
5) Wydaje mi się, że to tylko kwestia kaprysu - w drugą stronę też chyba jest poprawnie, chyba że czegoś nie dostrzegam, albo zwyczajnie nie wiem:)
Co do "by the year" wydaje mi się, że działa jak z "yesterday", że może być albo na początku albo na końcu, a co do tej kolejności z willem to nie mam pojęcia, dla mnie w obydwu przypadkach powinno być will+osoba+czasownik jeśli są to pytania.